Cum sa creezi un simplu scenariu "dar daca" ... in Excel
26.06.2008
Microsoft Excel dispune de o functie deosebit de utila, numita Scenarios, care iti permite sa schimbi informatii privind variabile in celule ce afecteaza rezultatele finale ale unei formule in cateva minute si pregateste rapoartele in functie de scenarii instantaneu
19126 afisari 1 Rating (3 voturi) 15 min

Microsoft Excel dispune de o functie deosebit de utila, numita Scenarios, care iti permite sa schimbi informatii privind variabile in celule care afecteaza rezultatele finale ale unei formule in cateva minute si care pregateste rapoartele in functie de scenarii instantaneu. In acest tutorial, iti voi arata cum se foloseste functia Scenario in cativa pasi simpli si rapizi.

Vom folosi datele unei companii fictive numite Happy Tummies. Tu esti managerul de instruire din cadrul birourilor firmei, iar superiorul tau, directorul de Instruire si Dezvoltare ti-a cerut sa pregatesti un raport care compara costurile unui atelier de instruire a clientilor, propuse de patru vanzatori. Deja ai pregatit un raport pentru vanzatorul initial, despre care ti s-a comunicat ca a fost ales de catre companie pentru a elabora materiale pentru training si pentru a conduce sedintele de training.

Asa ca acum ai nevoie sa adaugi aceste date de ultima ora si sa le confrunti cu cele pe care deja le-ai creat. Acesti trei vanzatori practica costuri diferite pe cursant si pe numarul total de cursanti care urmeaza atelierele de instruire. Aceastea sunt datele care vor varia. De asemenea, este nevoie sa pregatesti un raport care prezinta aceste cifre pentru a-l inainta echipei de management si astfel sa se poata face o optiune finala pentru unul dintre vanzatori.

Datele celor patru vanzatori, necesare tutorialului:

Vanzator || Cost

Eureka To Go
# de cursanti= 20
Cost pe Cursant= 80 dolari

LLX Learning
# de cursanti= 25
Cost pe Cursant= 125 dolari

Jimenez Associates
# de cursanti= 30
Cost pe Cursant= 100 dolari

Mc-Graw Learning Specialists
# de cursanti= 25
Cost pe Cursant= 115 dolari

1. Du-te la Start>Programs>Microsoft Office> Excel pentru a deschide aplicatia. Apoi, du-te la Start>New pentru a deschide o noua foaie de calcul. Du-te in File>Save as si salveaza noul fisier, dandu-i un nume care are legatura cu ceea ce faci.
Excel

2. Acum introdu datele vanzatorului original (Eureka To Go) in foaia de calcul, ca in imaginea de mai jos. Introdu datele si formatul dupa nevoie. Introdu titlul "Total Cost" in celula A1, apoi introdu formula "=B3*B4" in celula B5 si da Enter. Costul total rezultand din # de cursanti de inmultit cu costul pe cursant va aparea. Aceasta este formula care ramane constanta, insa pentru urmatorii pasi iti voi arata cum sa schimbi rapid datele din celulele etichetate "# de cursanti" (A3) si "Cost Pe Cursant" (A4) si sa salvezi aceste informatii.

Excel

3. Du-te la Tools>Scenarios si selecteaza aceasta functie.

Excel

4. Va aparea o fereastra pop up, numita "Scenario Manager". Da click pe butonul "Add" pentru a crea primul scenariu.

Excel

5. Va aparea o fereastra pop up etichetata "Add Scenario", iar aici vei introduce mai intai informatiile initiale (originale) pentru a crea un scenariu pentru ele (Eureka To Go - # de cursanti=20 si cost pe cursant=80 dolari.) Sub "Scenario Name" introdu numele vanzatorului, sub "Changing Cells" (schimbarea celulelor) selecteaza celulele in care informatia va varia, mai exact celulele B3 si B4 (# de cursanti si cost pe cursant), si, in sfarsit, sub "Comments" introdu din nou numele vanzatorului - aici poti adauga o scurta descriere a scenariului, insa incadreaza-te in termeni simpli- pentru a te concentra pe scopul acestui tutorial, vom introduce numele vanzatorului. In continuare, verifica de doua ori ca optiunea "Prevent Changes" (preintampina modificari) sa fie bifata si da OK.

Excel

6. Acum, va aparea o alta fereastra pop up, numita "Scenarios Values" (valorile scenariilor), iar aici vei introduce valori pentru celulele ce se vor schimba, insa, avand in vedere ca acesta este un scenariu pentru informatiile initiale (originale), asigura-te numai ca valorile pentru Eureka To Go (celula B3=20 si celula B4=80 dolari) sunt completate, si da OK. Tocmai ai creat primul scenariu, in cateva minute. In urmatorii pasi, vei repeta pasii 5 si 6 si vei crea inca trei scenarii suplimentare pentru cei trei vanzatori ramasi.

Excel

7. Du-te la Tools>Scenarios, da click pe butonul "Add" din "Scenario Manager." Acest al doilea scenariu va fi pentru vanzatorul LLX Learning - te rog, foloseste datele furnizate la inceputul acestui tutorial. Sub "Scenario Name" (numele scenariului) introdu numele vanzatorului, sub "Changing Cells" selecteaza celulele pentru care informatia va varia, mai exact celulele B3 si B4 (# de cursanti si cost pe cursant), si, in sfarsit, sub "Comments" introdu din nou numele vanzatorului, verifica bine ca optiunea "Prevent Changes" (preintampina modificari) sa fie bifata, apoi da click pe OK. In continuare, va aparea inca o fereastra pop up, numita "Scenarios Values" (valorile scenariilor), iar aici introdu valorile pentru celulele care se vor schimba (B3=25 si B4+125 dolari), apoi da click pe OK. Tocmai ai creat cel de-al doilea scenariu - LLX Learning.

Excel

Excel

8. Du-te la Tools>Scenarios, da click pe butonul "Add" din "Scenario Manager." Acest al treilea scenariu va fi pentru vanzatorul Jimenez Associates - te rog, foloseste datele furnizate la inceputul acestui tutorial. Sub "Scenario Name" (numele scenariului) introdu numele vanzatorului, sub "Changing Cells" (schimbarea celulelor) selecteaza celulele unde informatia va varia, celulele B3 si B4 (# de cursanti si cost pe student), si, in sfarsit, sub "Comments" introdu din nou numele vanzatorului, verifica de doua ori daca optiunea "Prevent Changes" (preintampina modificari) sa fie bifata, si da click OK. In continuare, va aparea o noua fereastra pop up, numita "Scenarios Values" (valorile scenariilor); introdu aici valorile pentru celulele care se vor schimba (B3=30 si B4=100 dolari), si da click pe OK. Tocmai ce ai creat al treilea scenariu - Jimenez Associates.

Excel

Excel

Nota: pe masura ce creezi noi scenarii, informatiile din celulele B3 si B4 se vor schimba in functie de fiecare scenariu, si poti vizualiza noile rezultate totale pe foaia ta de calcul imediat dupa ce adaugi scenariul.

9. Du-te la Tools>Scenarios, da click pe butonul "Add" din "Scenario Manager." Acest al patrulea scenariu va fi pentru vanzatorul Mc-Graw Learning Specialists - te rog, foloseste datele furnizate la inceputul acestui tutorial. Sub "Scenario Name" introdu numele vanzatorului, sub "Changing Cells" selecteaza celulele in care informatia va varia, celulele B3 si B4 (# de cursanti si cost pe cursant), si, in sfarsit, introdu din nou numele vanzatorului sub "Comments", verifica bine ca optiunea "Prevent Changes" (preintampina modificari) este bifata, si apoi da click pe OK. In continuare, iti va aparea o noua fereastra pop up numita "Scenarios Values" (valorile scenariilor); introdu aici valorile corespunzatoare celulelor care se vor schimba (B3=25 si B4=115 dolari), si apoi da click pe OK. Tocmai ti-ai creat ultimul scenariu - Mc-Graw Learning Specialists.

Excel

Excel

10. Acum, daca te duci la Tools>Scenarios si deschizi "Scenario Manager" meniu-fereastra pop-up, vei putea vizualiza toate cele patru scenarii aranjate intr-o lista realizata dupa numele vanzatorului. Acum, pentru a lista rapid un raport care sa prezinte toate cele patru scenarii cu sumele lor totale, da click pe "Summary" - vei avea optiunea de a crea un raport pivot table, insa, in vederea obiectivelor acestui tutorial, si pentru a nu complica lucrurile, voi afisa raportul sumar - te voi familiariza cu capacitatile raportului pivot table intr-un alt tutorial, special dedicat acestuia.

Excel

11. Apoi, va aparea o fereastra a pop up numita "Scenario Summary"; selecteaza "Summary Report" si sub celulele de rezultat, selecteaza celula sau celulele pe care doresti sa le vezi in raportul succint. Vom selecta celula B5- "Total Cost", din moment ce dorim sa comparam sumele totale ale costurilor tuturor vanzatoriilor, si dam click pe OK.

Excel

12. Raportul sumar va arata precum imaginea de mai jos. Acum, pentru a simplifica raportul si mai mult inainte de a-l lista, vom ascunde coloanele E si C tragand de coloana F inspre coloana B.

Excel

13. In sfarsit, du-te in File>Page Setup si selecteaza modul de vizualizare "Landscape" (panorama), apoi du-te in File>Print Preview pentru a vizualiza raportul inainte de a-l lista - ar trebui sa arate ca in imaginea de mai jos. Daca esti multumit de aspectul sau, mergi mai departe si printeaza-l.

Excel

Daca ti-ai cronometrat timpul in care ai realizat acest tutorial, ai vazut ca intr-adevar timpul necesar este de ordinul minutelor pentru a realiza scenarii, odata ce te-ai familiarizat cu acesti pasi.

Copyright © 2008-2010 E-LEARN.ro. Toate drepturile rezervate. Conceput si realizat de Neokinetics Software.